Workflow de demandas para supervisão remota
A área da segurança e facilities lida com tarefas recorrentes e muitas vezes inesperadas, por isso ter uma ferramenta para direcionar demandas ao setor responsável auxilia a produtividade de seu time.
Seguindo nossos conteúdos sobre as funcionalidades da plataforma FindMe, neste artigo vamos discorrer sobre Workflow de Demandas, essencial para uma Supervisão Remota eficaz!
Além de ajudar diariamente mais de 300 empresas de segurança e facilities, a FindMe passou meses alocada em um de seus clientes para entendermos melhor os desafios de sua operação na prática.
Portanto, sabemos bem que essas empresas, além da recorrência de atividades, lidam com diversas demandas inesperadas, que surgem diariamente dos postos de serviço e clientes para que os supervisores e gestores as tratem. O problema é que esse processo costuma ser bem analógico e com diversos gargalos.
“Em uma supervisão tradicional, o supervisor vai até o posto de serviço, verifica alguma inconformidade com o material carga, por exemplo, anota no caderninho e, ao final do dia, envia a solicitação de troca do equipamento por e-mail ao setor responsável. E então, se ele não esquecer, diante de tanta coisa que precisa resolver, ele ficará acompanhando até que a questão seja resolvida. Sem notificações, sem métricas, sem nada que o ajude.” Blog FindMe
Esse processo é muito diferente com a supervisão remota FindMe. Através de nossa plataforma, é possível capturar todas as demandas digitalmente pelos check-lists, rotina de atividades e eventos, direcionando automaticamente para o tratamento necessário, agilizando e evitando perdas em sua gestão operacional.
Continue a leitura para entender mais como o Workflow de demandas pode ajudar sua empresa!
Workflow de Demandas na prática
O Workflow de Demandas, ou fluxo de demandas em tradução livre, facilita e automatiza todo o processo de gestão de demandas. Com ele é possível dar os tratamentos necessários para todas as demandas geradas diretamente pelos postos de serviço e supervisores de campo.
E é possível fazer tudo isso sem precisar ir ao posto de serviço! O que te permite ter economia de tempo e combustível!
Por meio do Módulo de Demandas é possível:
- Gerar demandas a partir de atividades, eventos e check-lists;
- Direcionar automaticamente a demanda para o setor responsável pelo tratamento;
- Acompanhar o tratamento e controlar o SLA de cada demanda;
- Ter um relatório completo das demandas e seus respectivos tratamentos.
Agora, que lhe mostramos uma visão geral do assunto, vamos explicar como funciona a gestão de demandas dentro do aplicativo FindMe.
Como estruturar o Workflow de demandas
A primeira etapa para automatizar o Workflow de demandas é definir os Tipos de Eventos em Atividade que a operação poderá enviar através do aplicativo de cada posto:
Além disso, é possível cadastrar os Direcionamentos para o setor ou responsáveis específicos que devem tratar determinados Tipos de Eventos em Atividade.
Desse modo, os responsáveis pelos Eventos de direcionamentos serão informados por e-mail sobre as novidades de cada demanda e podem assim, realizar as tratativas necessárias.
Para cada tipo de evento cadastrado, é possível:
- Definir o SLA em horas que a demanda deverá ser resolvida.
- Tornar o Evento Particular se somente os responsáveis pela tratativa puderem visualizar a demanda na plataforma.
- Ativar a obrigação de aprovação do supervisor para a Demanda do posto ser aberta e direcionada.
Como realizar as tratativas da Gestão de Demandas
A cada nova demanda aberta, o responsável pelas tratativas vai receber um e-mail com todas as informações, podendo tratá-la e até resolvê-la sem acessar a plataforma FindMe.
É possível adicionar um comentário sobre a demanda e definir seu novo status entre “Em andamento”, “Encaminhado” e “Resolvido”.
Além disso, também é possível abrir uma nova demanda diretamente pela plataforma, seja por usuário da sua empresa ou até mesmo o seu cliente.
Para abrir uma demanda na plataforma, basta preencher a abertura de demandas e selecionar as informações do local, tipo de evento, descrição e anexos, caso necessário.
Como acompanhar os indicadores da Gestão de Demandas
Juntamente com a estruturação de demandas, a gestão de demandas permite o acompanhamento de indicadores e tratativas da operação. Com ela, também é possível exportar informações.
Assim que aberto o módulo de Demandas, os índices de eficiência informam a quantidade de demandas de acordo com seu status de tratativa.
Com os indicadores, você acompanha a quantidade de demandas que não foram fechadas e sabe quais são as principais informações de cada uma, como quem abriu a demanda, horário da abertura, local, posto e prazo para expiração do SLA.
Caso queira acompanhar uma situação específica, basta selecionar a informação que deseja pelos filtros. É possível selecionar vários filtros em uma única vez para tornar sua busca ainda mais precisa!
Através do botão de Exportar XLS, é possível extrair a listagem selecionada, de acordo com os filtros definidos.
Gerenciando demandas na prática
Bom, agora que você entendeu como funciona nosso Workflow de Demandas, vamos imaginar algumas demandas de sua operação que podem ser tratadas por ele:
- Ocorrências e incidentes: Todas as ocorrências e incidentes dos postos de serviço podem gerar muito mais que um alerta, obrigando a sua central ou supervisor responsável a dar um tratamento para ele dentro do respectivo SLA cadastrado;
- Manutenção de material carga: Durante uma visita de supervisão ou check-list de supervisão remota sempre é verificado o material carga alocado no posto. Caso algum deles esteja inconforme, nosso workflow direciona a solicitação de troca diretamente para seu setor de almoxarifado, controlando o SLA de reposição.
- Gestão de armamentos: Ligar em cada posto para saber as condições do armamento é coisa do passado. Com a supervisão remota FindMe, você conecta seus postos de serviço diretamente com a central ou armeria para realizar as manutenções necessárias.
- Troca de uniformes: Seu posto não precisa mais esperar a visita de um supervisor para solicitar a troca de uma bota furada ou roupa rasgada. Através da FindMe, o funcionário envia a foto e solicitação do posto, que pode ir diretamente para o setor de almoxarifado ou passar por uma aprovação prévia do supervisor.
- Solicitações de benefícios e salários: Quanto seu supervisor fica atolado por reclamações de benefícios e salários no início de cada mês? Agora ele pode apenas acompanhar ou aprovar as reclamações solicitadas pelos postos e gerenciar todas elas de maneira inteligente e ágil.
- Manutenção predial: Mesmo se a sua empresa não oferece o serviço de manutenção predial, nós sabemos que os funcionários dos postos são os verdadeiros olhos do seu cliente e podem ajudar muito na preservação do patrimônio. Dessa forma, cada vez que seu vigilante, porteiro ou ASG perceber alguma manutenção necessária no local, ele pode abrir uma demanda diretamente para o setor responsável dentro do seu cliente.
Viu como a tecnologia FindMe transformou algo que antes era complexo e difícil de ser medido no papel em algo mensurável e simples?
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Neste artigo você viu que com a supervisão remota, é possível gerenciar demandas de forma inteligente e rápida.
Além disso, o setor de Segurança e Facilities vem evoluindo ao longo dos anos graças aos avanços da tecnologia e mais de 200 empresas já aderiram à transformação digital!
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