Como fazer supervisão remota com a FindMe
Supervisão remota, também conhecida como gestão de equipes externas é uma forma de você acompanhar as operações do posto de forma muito mais próxima sem precisar estar presencialmente no local de trabalho.
O modelo de trabalho remoto ficou ainda mais conhecido após a Covid-19 que veio para mostrar que é possível sermos produtivos em nossos trabalhos mesmo quando os membros de uma equipe trabalham a muitos quilômetros de distância.
Da mesma forma, aconteceu nas operações de segurança e facilities.
Sendo assim, vamos fazer uma metáfora para você entender a Supervisão remota no segmento de segurança: Você continuaria usando o mesmo carro, durante 30 anos até hoje, podendo comprar um carro zero quilômetro?
Se você não é um colecionador e/ou restaurador de carros antigos, com certeza sua resposta é não. Então, por que continuar com a supervisão tradicional na sua empresa de segurança e facilities?
É fato que a maioria das horas de um supervisor em campo não são produtivas ou poderiam ser bem melhor aproveitadas para o seu negócio. Sem falar dos grandes gastos com papel, combustível, armazenamento de Livros Ata e ainda tendo que trabalhar com informações tardias.
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E as visitas da supervisão?
Importante destacar que as visitas de supervisão ainda fazem grande diferença na retenção do contrato, mas principalmente quando elas são voltadas para cuidar do relacionamento com o cliente e funcionários, não para apagar incêndios ou levar e trazer recados.
Imagine que sua equipe não precisa esperar 15 dias ou um mês para saber a situação do material carga, uniformes ou solicitações dos funcionários do posto. Como resultado, isso pode ser percebido em tempo real, diariamente, e o supervisor só foque em garantir sua resolução, se antecipando a reclamação dos clientes.
Neste artigo vamos discorrer sobre as 5 funcionalidades da plataforma FindMe que você ganha ao implantar a supervisão remota em sua empresa:
Leia os tópicos abaixo para conhecer cada funcionalidade existente dentro de um software de de gestão de equipes externas.
O que é Supervisão Remota?
Com a pandemia, o trabalho remoto transformou a sociedade e na área da segurança e facilities não foi diferente, afinal a gestão de equipes externas possibilitou que gestores e supervisores trabalhassem de forma online e em tempo real.
A Supervisão remota consegue garantir os mesmos efeitos de uma supervisão presencial, só que é online, mensurável e rentável. Até pouco tempo atrás o supervisor de segurança tinha que ir nos postos para checar se todas as atividades foram executadas corretamente e era inevitável que este profissional gastasse muito combustível e horas de trabalho que poderiam ser utilizadas com outras atividades.
No entanto, com o advento das tecnologias online, e com a supervisão remota é possível economizar tempo, combustível e até mesmo sua energia! Pois ela te permite automatizar processos e acompanhar a operação de modo online e em tempo real!
1. Checklists na Supervisão Remota
Checklist ou “Lista de verificação” traduzido do inglês é um método muito efetivo na supervisão remota, pois você pode personalizá-lo para sua operação. Seja checklist de visitas programadas, portaria, troca de plantão, armamento, rondas etc.
Com esse método simples reduzimos a probabilidade de erros e falhas, além de que facilita a organização das atividades do profissional de segurança.
É possível adicionar checklists de atividades para os próprios funcionários do posto realizar, checando o que seria visto numa visita de supervisão, verificando materiais, facilitando atividades como rondas e limpeza, além de que ele pode preenchê-los diretamente no aplicativo e compartilhar em tempo real com o supervisor.
“ Com o checklist de armas FindMe, ganhamos tempo nas operações para poder fazer a verificação de todo armamento em menos tempo, hoje conseguimos reduzir quase que 4 horas de trabalho diário. “
(Alexandre Vieira, gerente regional da Haganá)
2. Relatórios inteligentes em tempo real
No artigo 5 motivos para ser cliente FindMe, destacamos os principais benefícios em ter relatórios inteligentes e completos sobre a operação de seus postos de serviço.
Afinal, com a FindMe, você tem relatórios com indicadores e gráficos de análise de eficiência para cada funcionário e atividade do seu respectivo posto de trabalho.
Assim que as atividades são realizadas e preenchidas por meio das programações ou checklists, são gerados relatórios completos de todas as ocorrências e seus respectivos tratamentos.
Dessa forma, o supervisor e seu cliente conseguem saber como estão as entregas de serviços de seus postos, sem mesmo precisar ir até o local.
3. Notificações push/e-mail diário
Por meio do módulo central de ocorrências e do aplicativo Supervisão FindMe, você recebe todas as ocorrências em tempo real, com alertas sonoros e visuais. Desse modo você não perde nenhuma informação, mesmo quando estiver em campo!
4. Livro Ata Digital
O Livro Ata Digital te permite reduzir custos com papel e armazenamento de livros. Com ele você digitaliza sua operação e não fica preso aos métodos do passado.
É libertador ter todas as informações armazenadas em nuvem sem precisar guardar pilhas de livros durante anos, não é mesmo?
5. Workflow de Demandas
Em uma supervisão tradicional, o supervisor vai até o posto de serviço, verifica alguma inconformidade com o material carga, por exemplo, anota em seu caderninho e, ao final do dia, envia a solicitação de troca do equipamento por e-mail ao setor responsável. E então, se ele não esquecer, diante de tanta coisa que precisa resolver, ele ficará acompanhando até que a questão seja resolvida. Sem notificações, sem métricas, sem nada que o ajude.
O módulo de Demandas facilita e automatiza todo esse processo. Nele é possível dar os tratamentos necessários para todas as demandas geradas diretamente pelos postos de serviço e supervisores de campo.
Por meio do Módulo de Demandas é possível:
- Gerar demandas a partir de atividades, eventos e check-lists;
- Direcionar automaticamente a demanda para o setor responsável pelo tratamento;
- Acompanhar o tratamento e controlar o SLA de cada demanda;
- Ter um relatório completo das demandas e seus respectivos tratamentos.
Agora que você já conhece os benefícios de ter uma supervisão remota e suas funcionalidades, pode começar ainda hoje a colocar tudo isso em prática!
Converse com os especialistas em transformação digital da FindMe para traçar uma jornada de transformação para a supervisão remota em sua empresa de Segurança e Facilities.
