PDCA da segurança à luz da ISO 31000
O PDCA da Segurança é uma metodologia cíclica que auxilia empresas de segurança na gestão da qualidade de seus serviços. Entenda como ter mais agilidade nos processos de sua empresa.
PDCA da segurança? Isso mesmo, neste artigo você entenderá como essa metodologia se aplica a segurança, alinhado com a ISO 31000. Esse foi o assunto central de uma live que aconteceu no canal do Youtube da CT Segurança, entre importantes nomes do mercado.
O encontro foi mediado pelo Gabriel Ranyer, CEO da FindMe, que contou com a presença de Tácito Leite, fundador da t-Risk e Antônio Neves, ex-country security manager da Heineken Brasil.
Os profissionais construíram um bate-papo muito esclarecedor e rico sobre o assunto. Além de dividir experiências práticas desse segmento. Neste artigo, você encontrará tudo o que foi conversado na live e conteúdos extras. Por isso, não deixe de ler até o final!
Boa leitura!
O que é PDCA?
O PDCA é uma metodologia de gestão da qualidade, criada no processo industrial, nos Estados Unidos, nos anos 20 e que se popularizou nos anos 50. Ela ganhou notoriedade no mundo quando o Japão aplicou ao seu modelo enxuto de produção.
No Brasil, a metodologia foi amplamente difundida pelo Professor Vicente Falconi, que foi um dos maiores agentes da qualidade do Brasil nos anos 90, aplicando em empresas como a AMBEV.
Em síntese, o PDCA é um processo cíclico e versátil, que direciona a busca por melhorias contínuas nos processos criados, focando em uma gestão mais ágil e baseada em dados. O PDCA se baseia em quatro passos: plan, do, check e act – em tradução livre: planejar, executar, checar e atuar corretivamente.
O foco do PDCA é a agilidade dos processos de gestão, deixando-os mais claros, objetivos e eficazes. Quando a última fase termina, o ciclo é reiniciado para identificar novas oportunidades de melhoria e, assim, manter a empresa constantemente em busca de inovação, profissionalismo, agilidade e competitividade.
O processo do PDCA parece ser simples e realmente é! A força dessa metodologia está em sua repetição contínua, algo que exige uma boa dose de disciplina e tempo.
O que é a ISO 31000?
Antes de relacionarmos a metodologia PDCA com a ISO 31000, precisamos explicar um pouco melhor do que ela se trata.
A ISO 31000 é a norma internacional para gestão de risco. Essa norma auxilia a qualquer tipo de empresa nas análises e avaliações de riscos. Ela se aplica a diversos segmentos de negócio. Seja na empresa pública ou privada, sempre será possível implementar a ISO 31000.
Ela foi desenvolvida para garantir a segurança e saúde no local de trabalho em todos os momentos da jornada. Quando ela é aplicada de forma completa a empresa é capaz de:
✅ Melhorar a eficiência operacional;
✅ Garantir a confiança das partes interessadas;
✅ Minimizar perdas;
✅ Melhorar o desempenho em saúde e segurança no trabalho;
✅ Estabelecer uma base sólida para a tomada de decisões;
✅ Incentivar a gestão pró-ativa em todas as áreas.
Mas por que falaremos do PDCA da segurança à luz da ISO 31000? Ela é um próprio PDCA! De acordo com Tácito Leite, a ISO 31000 está para o mundo da gestão de riscos assim como o inglês está para o mundo dos idiomas.
A gestão de riscos é uma parte do PDCA, mas ela se intitula PDCA porque a própria gestão de riscos é cíclica. Porém, o PDCA da segurança vai além da gestão de riscos e veremos isso tudo de forma mais aprofundada nos tópicos a seguir.
PDCA da segurança à luz da ISO 31000
Assim como na live, os próximos tópicos serão divididos levando em consideração as quatro etapas do PDCA. Quem deu início a essa explicação foi Tácito Leite, trazendo aspectos teóricos da metodologia.
PDCA da segurança: Planejamento – Plan
Quando damos início ao planejamento, quais os pontos precisam ser considerados?
De acordo com Tácito, um dos primeiros passos é não olhar para o passado. Não ficar preso ao que foi feito e de que maneira. Porque é fundamental que as decisões não sejam norteadas apenas por acontecimentos e métodos passados.
É importante dizer que não é uma questão de adivinhar o futuro, mas sim de utilizar técnicas atuais, que irão diminuir as incertezas e colaborar para que os resultados do planejamento sejam positivos.
Outro ponto fundamental, é que o planejamento de segurança seja totalmente alinhado com o planejamento estratégico da empresa. A segurança não pode ser analisada como algo separado, ou menor.
Na live, entre o minuto 23:13 e 26:12 Antônio Neves, trouxe de uma maneira muito didática e clara exemplos da importância de analisar os riscos de uma forma global. Dá importância que tem quando o gestor de segurança observar o planejamento de segurança de uma forma holística e, assim, ele consegue apresentar à companhia os possíveis riscos, para que sejam tomadas as medidas necessárias.
A ISO 31000 fala de cinco etapas: contextualização, identificação, análise, avaliação e controles dos riscos.
Além desses pontos da ISO 31000, na etapa do planejamento (PDCA da segurança) é fundamental que o gestor tenha mapeado os assuntos inerentes ao tripé da segurança: pessoas, processo e tecnologias. É necessário fazer a análise de riscos da organização, pontuar a massa crítica e residual, comparar o apetite em relação a tolerância ao risco e, por fim, verificar os controles adicionados e seus respectivos custos (orçamento).
PDCA da segurança: Outputs do Planejamento
Durante a explicação sobre a etapa de planejamento, Antônio Neves, destacou alguns outputs que são importantes. São eles: plano operacional de segurança, plano orçamentário e plano de investimento. É fundamental concluir o planejamento tendo bem definidos esses outputs.
Para chegar a esses outputs considere alguns aspectos, como o apetite ao risco e a tolerância ao risco.
Tácito Leite explicou a diferença entre esses dois pontos a partir de uma analogia. Imagine um carro. Quanto você tolera perder financeiramente caso o sofra uma colisão e tenha perda total? Vamos supor que seja R$3 mil. Se o carro custa R$100 mil e o carro tiver perda total, o valor perdido será os R$100 mil.
Então, levando esse exemplo em consideração, é inteligente buscar uma seguradora para compartilhar parte desse risco e, caso necessário, parte do prejuízo. Sendo assim, você como proprietário pagará uma apólice e uma franquia, que somando chegue aos R$3 mil caso o carro venha a colidir. Isso é o seu apetite ao risco, ou seja, quanto você aceita perder caso o risco se concretize.
Já a tolerância ao risco é quanto você pode tolerar em relação ao apetite pra mais ou para menos. Supondo que o seu apetite ao risco seja de R$3 mil, a sua tolerância ao risco seria 10% a mais ou a menos, ou seja é uma variável.
Com base nesses dois elementos, sendo considerado antes da avaliação de risco, na etapa da contextualização, todo o restante do processo estará alinhado com os interesses da organização.
Lean Startup X PDCA da segurança
Um dos questionamentos levantados durante a live foi a respeito da metodologia de Lean Startup. Se o conceito de PDCA se opõe aos conceitos mais modernos de Lean Startup, ou se existem aplicações para as duas.
Tanto Gabriel, como Tácito, pontuaram que sim as metodologias se assemelham tendo em vista que elas funcionam em ciclos. Porém, houve uma ressalva feita por Tácito, já que quando o assunto é segurança os ciclos não são pequenos, duram em média três anos, já nas metodologias Lean os ciclos são mais curtos.
Ainda assim, levando em consideração o contexto de pandemia, que nenhuma empresa estava preparada para o que vivemos, ficou claro que precisamos estar prontos para mudanças em nossos ciclos. Sejam eles curtos, ou longos! É necessário haver flexibilidade de processos e de pessoas.
PDCA: Executar – Do
A segunda etapa do PDCA da segurança consiste na execução do que foi planejado na etapa anterior. Neste momento, de acordo com Antônio Neves, é importante observar três grandes frentes:
Primeiro – transformar o planejamento em treinamento e educação;
Segundo – execução direta do que foi planejado
Terceiro – coletar o dados durante a execução
É muito importante pensar na execução de forma equilibrada, ou seja, na hora de executar, o tripé da segurança precisa estar 100% alinhado. É essencial que as pessoas tenham pleno conhecimento do uso das tecnologias e estejam familiarizadas com os processos.
Muitas vezes o sucesso de um planejamento não se dá porque na hora da execução as pessoas não foram treinadas e não estão alinhadas com os objetivos micro e macro das empresas.
Um ponto de destaque na etapa da execução é buscar fazer mais com menos. Mas observe, não estamos falando sobre necessariamente “gastar menos dinheiro”, mas sim usar as melhores soluções, que otimizam o tempo, oferecem qualidade e, também, podem desonerar em alguma medida.
Um bom exemplo disso, é o uso de tecnologias como as que são oferecidas pela FindMe, que otimiza a execução e gestão das equipes de segurança, coletando dados ao longo de todo o processo e auxiliando também na redução de custos. Se quiser conhecer mais sobre as nossas soluções, clique no botão abaixo!
PDCA: Checar – Check
Agora chegamos a fase de verificar os dados que foram coletados na fase anterior. Neste momento paramos e nos debruçamos de forma direta para fazer essa análise. Porém, é muito importante destacar que esse dados não podem ser contemplados apenas na fase de checagem. É importante que sua empresa busque uma gestão à vista, monitorando os principais indicadores em tempo real, para ter um poder de decisão mais rápido.
Neves pontuou de forma muito pertinente a necessidade de fazer uma governança à vista. Ou seja, fazer a checagem, preferencialmente diária, de tudo o que é inerente a segurança. Por exemplo, fazer o acompanhamento a partir de ferramentas e plataformas que apresentem em tempo real o funcionamento das câmeras, catracas, portarias, etc.
Através dos relatórios do que foi executado, acompanhe os indicadores traçados no planejamento e sempre vinculados ao SLA dos fornecedores e clientes. Agora, é feita a análise da relação de fatos e indicadores de segurança com o faturamento, saving, lucro e outros aspectos da empresa.
Como a FindMe ajudou a G4S a completar o “C” do PDCA da Segurança
A G4S é a maior empresa de segurança e facilities do mundo, portanto prezam por uma execução perfeita das operações para garantir uma entrega com excelência..
Por causa dessa cultura de gestão da qualidade, a G4S Brasil ganhou o prêmio TOP OF QUALITY GOLD INTERNACIONAL 2022.
Na live que tivemos com o time da G4S Brasil, Wanderson Gloor, COO da G4S Brasil afirma:
” A FindMe é um dos braços importantes que completa o “C” do PDCA, na parte de controle. Temos um planejamento muito bem estruturado, uma execução perfeita e com a FindMe, o “C” (Check = Checar) ficou fácil ter os controles e as evidências do que foi planejado e saber o que está acontecendo na prática. ”
Com a FindMe, sua equipe permanece integrada e os gestores sabem o que acontece em tempo real por meio da plataforma web.
Conheça a FindMe e alcance uma gestão operacional inteligente e de qualidade!
Hora da checagem
De acordo com Tácito Leite, a checagem é uma comparação do que aconteceu com o que deveria ter acontecido.
Trazendo para o contexto das startups, Gabriel fez a seguinte pergunta aos participantes da live: na gestão ágil, trabalhamos com sprints review e retrospectiva em prazos curtos, como seria os prazos dessa checagem? Tem que esperar o ano acabar?
A resposta para essa questão foi dada por Neves, levando em consideração o que acontece na prática com a Heineken. De acordo com o country security manager, na Heineken as checagens são feitas de forma semanal, mensal e semestral.
Na última etapa chega o momento de agir, de fazer as melhorias necessárias e preventivas, para que um novo ciclo tenha início. Mas, o que deve ser considerado na hora de aplicar as melhorias?
Respondendo a pergunta anterior, no momento de realizar as melhorias é importante fazer a análise dos desvios ocorridos ao planejamento, identificando os erros no planejamento ou até mesmo na execução. Algumas perguntas precisam ser respondidas;
👉 Tudo foi de acordo com o apetite ao risco da organização?
👉 Ao longo do período, outros riscos surgiram?
👉 Quais melhorias devem ser feitas?
Na Heineken, por exemplo, o ciclo principal é anual, com um review semestral. Porém, como já citamos anteriormente, o inesperado pode acontecer e devemos ter adaptabilidade. De acordo com Neves, o ideal é não fugir dos principais pilares do plano, na Heineken são orçamento e vidas que estão em jogo.
É sempre importante lembrar da necessidade de flexibilidade, já que muita vezes o risco que está em jogo pode ser vital para uma companhia e não pode esperar até o próximo ciclo.
Dentro desse contexto, Gabriel pontuou a respeito da metodologia Kaizen, que no japonês quer dizer “mudança para melhor”. O foco dessa melhoria é, independente do tamanho do ciclo, estar sempre em busca de aprendizados e melhorias, evoluindo pouco a pouco, constantemente.
Conclusão
Como vimos ao longo do artigo e da live, para que a metodologia tenha sucesso é necessário pensar na estratégia da empresa, olhar para o business. Desta forma, a estratégia de segurança estará alinhada ao negócio, entregará resultados e valor.
Além de pensar na estratégia de segurança, deve-se pensar em estratégia de vendas e marketing. Para saber mais sobre como fazer um planejamento estratégico baseado em métricas, leia nosso último post.
Em todas as etapas do PDCA a tecnologia pode colaborar para melhores resultados. Como comentamos anteriormente, a FindMe é uma delas e está em constante desenvolvimento, buscando ajudar as empresas e gestores de segurança em todas os seus desafios operacionais. Temos orgulho em ter conquistado a confiança de mais de 200 empresas de segurança, como a Verzani & Sandrini, Haganá e Grupo GR, atuando em grandes indústrias como Heineken, Ambev e Mercedes, espalhados em mais de 10 mil plantas em todo país. Conheça mais sobre nossas soluções e conquiste esses resultados para sua empresa também.
Agradecemos por você ter lido até aqui e esperamos que esse conteúdo tenha contribuído para o seu conhecimento na área de segurança corporativa. Se quiser continuar acompanhando nossos conteúdos, siga a gente no LinkedIn.
Gabriel Ranyer
CEO e Cofundador da FindMe
